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Imprese, quando passare da Excel a un gestionale

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Realizzato da Microsoft, Excel è il foglio di calcolo della suite Office. E, come Word e Power Point, è, da decenni, protagonista di un indiscusso successo planetario. Merito soprattutto di tre punti di forza: dispone di moltissime funzionalità, è versatile ed è compatibile con tutti i PC (ne esiste una versione anche per il Mac). A causa dei suoi vantaggi, molte aziende, soprattutto nella fase di start up, lo utilizzano per gestire i bilanci aziendali e, una volta cresciute, tendono a ritardare il più possibile il passaggio a un vero gestionale. Semplicemente dimenticano che un software SAP per PMI ha una marcia in più, soprattutto in determinate situazioni.

Esigenza di ridurre errori e risparmiare denaro

Procedere con la sostituzione dei fogli Excel con un software gestionale consentirà di risparmiare tempo e denaro. Come? Semplice: mediante l’automatizzazione dei processi aziendali e la riduzione di errori. Utilizzare Excel infatti presenta alcuni limiti strutturali, si pensi ad esempio al fatto che i fogli Excel non possono semplificare le decisioni aziendali. Inoltre i dati di Excel dovranno essere aggiornati manualmente e le informazioni non vengono connesse tra di loro. I dati per le aziende che si affidano a Excel possono essere persi con un rischio di errori significativo.

Perché scegliere un software SAP

Se quindi Excel potrebbe non essere sufficiente per la gestione aziendale vediamo ora quelli che sono i vantaggi concreti correlati all’uso di un software gestionale. Un software gestionale ERP è una soluzione che permette di centralizzare e integrare i diversi processi aziendali come contabilità, acquisti, inventario, pianificazione e produzione. Rispetto a Excel con un software gestionale si potranno semplificare i processi e semplificare anche l’accesso dei membri dello staff alle informazioni. Inoltre grazie a una soluzione informatica i processi business potranno essere automatizzati dimezzando i tempi e riducendo ogni margine di errore.

Software gestionale: accessibilità, analisi e sicurezza

Ma non finisce di certo qui in quanto un software gestionale consentirà anche di fare importanti passi avanti per quanto riguarda l’accessibilità. Con un sistema ERP in cloud, infatti, gli addetti aziendali potranno accedere facilmente alle informazioni dell’azienda. Inoltre con questo strumento avremo anche la possibilità di estrapolare dati, generare statistiche e report così agevolare anche la presa di decisioni affidabili. Il sistema di gestione delle risorse inoltre è garanzia di maggior sicurezza rispetto a Excel in quanto ridurrà a zero il rischio di perdita di dati e aiuterà anche ad incrementare la produttività dello staff.

I limiti di Excel

Insomma, in conclusione possiamo dire che anche se i fogli di calcolo ci sembrano davvero molto semplici da utilizzare e non richiedano conoscenze tecniche particolari hanno invece dei grossi limiti se parliamo di gestione quotidiana di un’impresa. Sostituire i fogli Excel con un software ERP ci permetterà in sostanza di risparmiare tempo e denaro mediante l’automatizzazione dei compiti. Del resto Excel è così diffuso in quanto consente di creare e organizzare quantità di dati molto ampie e anche di risolvere problemi che sono legati sostanzialmente all’elaborazione di questi dati. Capita abbastanza di frequente che le aziende realizzino modelli gestionali su Excel.

Si tratta di modelli che solitamente sono relativi alle commesse o alla manodopera. Ma i limiti di Excel sono purtroppo non secondari, si pensi ad esempio alla facilità di modifica dei dati o la frequenza degli errori nei dati e le difficoltà di aggiornamento dei valori. Si tratta di limiti che un’azienda vive man mano che le attività crescono e man mano che aumentano anche le persone da gestire e la quantità di dati che dovrà essere controllata. Quando l’azienda cresce e inizia ad avere esigenze gestionali più complesse cambia lo scenario dal punto di vista sia organizzativo che tecnico.

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